La transformación digital ha cambiado y está cambiando la realidad de muchas empresas, no solo por su impacto en términos de productividad y eficiencia operativa, sino por los beneficios que conlleva para reducir los costos operativosrecortar gastos innecesarios y mantener el presupuesto bajo control.

Para que estos beneficios sean efectivos, antes de iniciar el proceso de digitalización de una empresa, es importante evaluar si las soluciones que se quieren incorporar cumplen con dos criterios básicos:

  • Liberan a las personas de tareas repetitivas sin valor añadido y les permiten invertir su tiempo en otras más productivas.
  • Tienen una repercusión positiva en el cliente, tanto interno (colaboradores) como externo, ya sea por la mejora en el producto o servicio o porque optimizan la interacción con él.

Entre las soluciones tecnológicas que pueden representar un ahorro significativo de recursos tanto físicos como financieros a las empresas, destacan:

La RPA (Robot Process Automation) – Al permitir utilizar máquinas para llevar a cabo tareas repetitivas de manera autónoma, lo cual hace posible la estandarización y optimización de procesos reduciendo el tiempo de entrega en más de una tercera parte, con el beneficio adicional de una mejora en calidad y de hacer posible que el talento humano se enfoque en cuestiones estratégicas del negocio e innovación al liberarlos de cargas excesivas de trabajo.

Además, los bots manejan sus tareas de una manera altamente efectiva y sin errores, algo que se refleja directamente en la calidad de los servicios que ofrece y evita costos derivados de errores. Asimismo, la automatización es altamente escalable, por lo que la reducción de costos aumenta con el tiempo.

De acuerdo con KPMG, la RPA puede reducir los costos para las empresas de servicios financieros hasta en un 70%, por ejemplo.

Digitalización y gestión documental- Uno de los primeros pasos para reducir costos en una empresa con la transformación digital es abordar la digitalización de documentos, ya que ello no solo brinda una mejora significativa en cuanto a gestión documental, sino que aporta seguridad al minimizar el riesgo de extraviar o perder definitivamente documentos.

Sin embargo, para que una digitalización de documentos completa sea efectiva, debe ir más allá de un simpleo escaneo.  Un sistema de gestión documental es una solución completa que engloba todas las funcionalidades y etapas del proceso, permitiendo almacenar, administrar y controlar el flujo documental de la empresa, y permitir la trazabilidad, es decir, registrar las ediciones que se hacen al documento para facilitar la colaboración entre distintas áreas y usuarios.

Adicionalmente, el manejo de un gestor documental que permita tener la información centralizada y digitalizada representa un ahorro en papel, impresiones y otro insumos.

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