En un contexto donde las empresas no solo han tenido que mudar sus operaciones al home office, sino que han observado que numerosos procesos diarios pueden ser ejecutados de forma digital con las mismas o mayores garantías que de manera presencial, la utilización de las firmas electrónicas –aquellas que se encargan de acreditar la identidad de la persona natural o jurídica que la utilice–se han incrementado considerablemente.

La firma electrónica sustituye a la firma autógrafa, es decir, aquella que de puño y letra se plasma en papel, y es, en la actualidad la forma más simple para autenticar un documento, ya que utiliza métodos informáticos para completar una solicitud de consentimiento.

Actualmente, existe un gran incremento en la adopción de este tipo de autenticación en todo el mundo para formalizar acuerdos y negocios de cualquier índole, ya que puede brindar diversas funciones según el tipo de firma de la que se trate, desde las más básicas que identifican al autor de un documento, hasta las avanzadas que garantizan la total integridad, asegurando que el mensaje de datos no ha sido modificado.

En México, por ejemplo, hoy en día, existen 4 tipos de firmas electrónicas legales y vigentes: 

1. Simple.- Cuyaverificación pasa por un usuario y una contraseña para poder firmar digitalmente.

2. Avanzada.- Creada por medios electrónicos bajo un control personalizado, esta firma contiene un conjunto de datos y caracteres que permite la identificación del firmante, y en donde solo éste está autorizado para descifrar su contenido, teniendo el mismo alcance que la firma autógrafa.

3. Digital.- Involucra un conjunto de datos en forma digital, los cuales son transferidos en un mensaje de datos —adjuntados o asociados— con el fin de identificar al firmante e indicar que se aprueba la información recogida.

4. Biométrica.- Aquella realizada del puño y letra del firmante en dispositivos digitales y cuyo objetivo es identificar al firmante, pero con una verificación adicional de parámetros mecánicos, físicos o biológicos, como  la huella dactilar.

¿Cuáles son las ventajas de utilizar la firma electrónica?

Teniendo en cuenta las funcionalidades de la firma electrónica ésta puede ser aplicada dentro de varios departamentos de una empresa para mejorar y acelerar sus procesos como pueden ser: en el área de recursos humanos para agilizar y economizar el proceso de contratación de un candidato, en el área de comercialización para obtener un mayor respaldo jurídico en la firma de contratos, o en departamentos como compras y ventas, en los cuales es necesario el flujo de documentos para análisis, órdenes y devoluciones al ser procesos que ameritan aprobación, entre muchos otros procedimientos y trámites que requieran de autenticación.

Entre los beneficios de la firma electrónica destacan:

1.      Reducción de costos

2.      Mejor organización y reducción de tiempos

3.      Movilidad

4.      Mayor seguridad

5. Aumento de productividad

6. Optimización de la experiencia del usuario

En estos tiempos donde la eficiencia, agilidad y mejora son altamente valorados por los usuarios, incorporar en tus procesos tecnologías como la firma electrónica te ayudarán a acelerar los procesos, eliminar etapas innecesarias, reducir costos y aumentar la productividad de tu organización para mantenerte competitivo y a la vanguardia en un mundo altamente competitivo y en constante cambio.

En Cibergestión by BC somos líderes en la externalización de procesos de negocios. Creemos en el rol de la tecnología para dar solución a la parte mecánica y así poder focalizar todos nuestros recursos en lo que es realmente importante para tu empresa –el cliente–, por ello desarrollamos productos enfocados a reducir tiempos y gestionar flujos de actividades.

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